inbox zero bean&buddies
Produktywność

Inbox zero, czyli jak skutecznie zarządzać swoją pocztą e-mail

Jak zachować inbox zero, gdy codziennie trafiają do nas setki wiadomości, a skrzynka pocztowa pęka w szwach? Niemożliwe? Skądże! Wystarczy konsekwentnie zastosować się do kilku prostych wskazówek, a zaglądanie do poczty e-mail przestanie być przeprawa przez dziką dżunglę!

Inbox zero jeszcze do niedawna był dla mnie mityczną krainą, niczym Nibylandia czy Zasiedmiogórogród. Słyszałam, że istnieje, ale nikt ze znanych mi osób nigdy nie widział tego tworu w realnym świecie… do czasu. Gdy ilość maili w mojej skrzynce przekroczyła kilka setek, powiedziałam głośne i stanowcze “dość!” i postanowiłam rozprawić się z nawałem maili – tym razem skutecznie.

Sam proces nie był rewolucją – wystarczyła zmiana kilku nawyków oraz małe wsparcie technologiczne, które sprowadziło się do korzystania z dwóch przydatnych aplikacji. Dzięki temu inbox zero nie jest już jakimś abstrakcyjnym dla mnie tworem, a miłą codziennością. Przejdźmy zatem do konkretów!

Inbox zero, czyli jak skutecznie zarządzać pocztą e-mail?

inbox zero zasady

#1 Wypisz się z newsletterów, których nie chcesz otrzymywać

Pierwszym krokiem do inbox zero jest wyeliminowanie zbędnych wiadomości i oczyszczenie naszej skrzynki mailowej z niepotrzebnej korespondencji. W tym celu należy wypisać się ze wszystkich newsletterów, które już dawno przestały nas interesować

#2 All in one, czyli zintegruj otrzymywane newslettery w jedną wiadomość

W trakcie mailowych porządków z pewnością trafi się kilka newsletterów, które nadal chcesz otrzymywać. Zamiast jednak skazywać siebie i swoją skrzynkę e-mail na przepełnienie, zastosuj sprytną sztuczkę i skorzystaj z aplikacji UnrollMe. UnrollMe pozwala nie tylko wypisać się z niepożądanych newsletterów, ale przede wszystkim te, w których ciągle jesteśmy zasubskrybowani, łączy w jedną wiadomość. Dzięki temu wszystkie newslettery, jakie powiedzmy zazwyczaj otrzymujesz w poniedziałek, zostaną połączone w jednym mailu. Aby zapoznać się z interesującą treścią wystarczy kliknąć w odpowiedni newsletter w mailu i gotowe. Dostajesz 1 maila zamiast 15.

#3 Korzystaj z maila z umiarem

I nie mam tu na myśli rezygnowania z wysyłania maili, wręcz przeciwnie. Chcę po prostu przekonać Was do mądrego korzystania ze skrzynki. Ja wydzielam sobie 3-4 bloki czasowe w ciągu dnia i tylko w trakcie tych bloków zajmuję się mailami (tylko i wyłącznie nimi!). Są to powiedzmy 15-20 minutowe sprinty (w zależności od potrzeby) kiedy staram się “wyzerować” skrzynkę e-mail, czyli zająć wszystkimi mailami, jakie nadeszły. We wszystkim dodatkowo pomaga mi Google Inbox:

  • jeśli mogę natychmiast odpowiedzieć adresatowi i nie zajmie mi to więcej, niż 2-5 minut, robię to od razu
  • jeśli odpowiedź na maila zajmie więcej, korzystam w Inboxie Google z opcji “odłóż do…” i wybieram datę, godzinę lub miejsce, kiedy inteligentna skrzynka pocztowa przypomni mi o danej sprawie
  • dodatkowo od razu też wyrzucam maile, które są nieprzydatne, a są to np. wiadomości takie, jak powiadomienia z mediów społecznościowych, newsletter, którego temat mnie nie interesuje, nietrafione oferty itp.

Te trzy proste zasady pomogły mi w szybki sposób uporać się nie tylko z napływem ogromnej ilości maili, ale także z zarządzaniem poczty przychodzącej. Inbox zero stał się faktem, a ja bez stresu mogę oddać się temu co najprzyjemniejsze – pracy nad interesującymi projektami, jak zawsze przy dobrej kawie!

Jakie sposoby na inbox zero i zarządzanie mailami Wy znacie? Podzielcie się swoimi wskazówkami w komentarzach – chętnie dowiem się, jakie są Wasze patenty!

Blogger, geek girl & coffee lover, community manager w grupach Google Developers Group i Women Techmakers Rzeszów. Jako project manager w software housie wie, że kawa jest jedną z najważniejszych składowych dobrego kodu. Po godzinach bloguje na Geek Cat gdzie dzieli się lifehackami dotyczącymi prodyktywności, pracy i zarządzania czasem.