Większa produktywność – 4 kroki

Może trudno w to uwierzyć, ale produktywność nie jest kompletnie abstrakcyjną ideą dostępną tylko dla wybranych. Poniżej zebraliśmy listę narzędzi i praktyczne wskazówki dla osób, które chciałyby zacząć działać bardziej efektywnie.

Obserwuj

Etap początkowy obejmuje sprawdzenie, jakie zadania zabierają Ci najwięcej czasu. Możesz to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy z nich to śledzenie czasu, który poświęcasz na pracę lub codziennie zadania, za pomocą specjalnych aplikacji, np. Toggl. To pozwoli Ci na określenie, czym dokładnie zajmujesz się w ciągu dnia i co można w tej kwestii poprawić.

Drugi sposób podejścia do kwestii śledzenia, ile czasu zabierają Ci poszczególne zadania, jest jeszcze prostszy. Możesz zainstalować narzędzia, które będą śledziły Twoje aktywności za Ciebie, takie jak Rescue Time lub TimeCamp. Pozwoli to na uzyskanie bardziej realistycznego i szczegółowego planu Twojego dnia.

Upraszczaj

Po przejrzeniu, jak wygląda Twój plan dnia i zobaczeniu, jakie zadania są najbardziej czasochłonne, spróbuj wyłapać te, które możesz wyrzucić ze swojego planu dnia (nie zapominając oczywiście, o robieniu sobie przerw w czasie pracy).

Potem sprawdź, które zadania powtarzasz codziennie: czy możesz zrobić coś, co sprawi, że będziesz wykonywać je szybciej, np. przygotować szablon lub tabelę, który łatwią Ci ich wykonywanie? A możesz czas na zautomatyzowanie ich? Może Ci w tym pomóc aplikacja IFTT (to skrót od ‘if this, then this’), która może wywoływać pewne zadania i robić je za Ciebie, np. zapisywać załączniki z Twoich mailu w Google Drive lub automatycznie zapisywać raporty z newsletterów wysyłanych w Mailchimp w tabeli w Google Docs.

Jeśli Twoim głównym problemem jest np. sprawdzanie, co nowego pojawiło się w Twoim Facebookowym feedzie, wypróbuj aplikację Kill News Feed, która sprawi, że wszystkie aktualizacje na co dzień widoczne zaraz po zalogowaniu się do Facebook’a będą niewidoczne.

Podobnie możesz zrobić z listą zakładek lub najczęściej odwiedzanych przez Ciebie stron w przeglądarce, dzięki zastosowaniu narzędzia Momentum. To proste rozszerzenie, które pozwoli Ci na skupienie się na Twoich najważniejszych zadaniach na dany dzień, bez dystrakcji.

Planuj

Po wyrzuceniu niektórych zadań i zautomatyzowaniu innych, czas na przyjrzenie się pozostałym. Spisz je wszystkie np. przy użyciu aplikacji Todoist albo Trello i zaznacz te, które są dla Ciebie obecnie najważniejsze lub najbardziej pilne. Możesz te wypróbować zasadę dwóch minut i od razu zrobić te rzeczy, co do których masz pewność, że zajmą Ci właśnie tyle czasu.

Sprawdź też, kiedy najbardziej efektywnie Ci się pracuje i staraj się wyznaczyć klarowne ramy czasowe, które będziesz poświęcać na pracę. Warto też dokładnie ustalić, które dni poświęcamy na odpoczynek lub godziny, w czasie których nie sięgasz po narzędzia mobilne i nie włączasz komputera, tak żeby nasz organizm i umysł mogły się zregenerować. Może się to wydawać wbrew naszej intuicji, ale odpowiedzią na prokrastynację nie jest więcej pracy, ale właśnie odpoczynek, który pozwoli nam na świeże spojrzenie na nasze codzienne obowiązki i uniknięcie wypalenia.

Wprowadzaj drobne zmiany

Po tym, jak plan minimum mamy wykonany, warto przyjrzeć się, czy możemy jeszcze wprowadzić drobne zmiany, które będą miały kluczowy wpływ na naszą produktywność. Czy jest jeszcze coś, co nie blokuje nas przed większym zaangażowaniem w zadania, jak np. brak odpowiedniej ilości snu lub niski poziom nawodnienia naszego organizmu?

A może zwiększyć produktywność pomogą Ci niewielkie zmiany, jak utworzenie muzycznej playlisty z utworami, które Cię motywują lub pozwalają Ci na wejście w stan tzw. flow?

Dla wielu osób rozwiązaniem może być po prostu zmiana otoczenia. Dobry pomysłem może być wtedy wybranie się do przestrzeni coworkingowej, w której można wynająć biurko na kilka godzin lub kawiarni. W znalezieniu tej ostatniej pomoże Ci aplikacja Caffio, w której znajdziesz miejsca, z których pracują inne osoby pracujące zdalnie.
Jakie macie sposoby na zwiększenie produktywności? Podzielcie się nimi w komentarzach!