Na czym polega macierz Eisenhowera – o zarządzaniu czasem

Zaczynasz nowy dzień z mocnym postanowieniem bycia produktywnym, ale ponosisz porażkę, ponieważ działasz bez planu i pozwalasz się rozpraszać? Nader często zdarza Ci się przypominać sobie o istotnych do załatwienia sprawach w ostatniej chwili lub nawet po terminie? A może wieczorem leżysz bezsennie w łóżku i wyliczasz zadania, które chciałbyś mieć już z głowy, ale wciąż brak Ci czasu na ich realizację? Jeśli odpowiedziałeś twierdząco, przeczytaj, na czym polega macierz Eisenhowera i wypróbuj tę uznaną metodę selekcjonowania zadań.

Ważne czy nieważne, pilne czy niepilne?

Pierwszym krokiem, który pozwoli Ci wcielić metodę Eisenhowera w życie, jest zapoznanie się ze statusami, jakie będziesz od tej pory nadawał każdemu zadaniu, jakie masz do wykonania. Zwykle w opisach tej metody („macierzy Eisenhowera”) mówi się o grupowaniu zadań w czterech ćwiartkach, jak w układzie współrzędnych kartezjańskich. W tym artykule jednak posłużę się metaforą czterech worków. Wyobraź sobie, że każdą sprawę do załatwienia wrzucasz do jednego z nich. W pierwszym mają się znaleźć zadania ważne i pilne, czyli takie, które musisz wykonać jak najszybciej i osobiście. Na przykład uregulować rachunek za prąd, jeśli czekałeś z tym do ostatniego dnia terminu zapłaty. Albo kupić prezent bliskiej osobie na jej wypadające za kilka dni urodziny. Drugi worek natomiast to miejsce na sprawy ważne i niepilne. Wrzucaj tu wszystko, co jest naprawdę istotne dla Twojego funkcjonowania, ale ma odległy ostateczny termin wykonania lub nie posiada go wcale. Do tej grupy należy między innymi rozwijanie swojego pożytecznego hobby, jak czytanie dobrych książek czy ćwiczenia fizyczne, odpoczynek, dbanie o dobre stosunki z rodziną i przyjaciółmi albo umawianie się na wizytę kontrolną u dentysty regularnie co pół roku. W trzecim worku powinny znaleźć się zadania nieważne, ale pilne. Będą to na przykład: papierkowa robota w biurze, raportowanie, odpowiadanie na mało istotne maile. I wreszcie do czwartego worka wrzucaj wszystkie dystraktory, czyli czynności, które odciągają Cię od zajęcia się pozostałymi grupami zadań, jak przeglądanie tablicy na Facebooku, oglądanie filmików ze śmiesznymi kotami czy przesiadywanie przez pół dnia w galerii handlowej.

Który worek powinien być najbardziej pękaty?

Po zapoznaniu się ze wszystkimi czterema etykietami na workach, czyli ze statusami spraw, powinieneś zastanowić się, który z tychże worków jest u Ciebie najbardziej pękaty, czyli na wykonywanie zadań z której grupy poświęcasz najwięcej swojego czasu. Czy całymi dniami, w stresie i pośpiechu „gasisz pożary”, czyli opanowujesz sytuacje kryzysowe powstałe w wyniku nagromadzenia zadań w pierwszym worku? A może zbyt często rozpraszają Cię błahe zajęcia z grupy numer 4, przez które rezygnujesz i z rozwijających zadań, i z prawdziwie regenerującego odpoczynku? Albo wypalasz się, realizując przez lwią część swojego czasu nierozwijające prace z grupy trzeciej? Jeśli zobaczyłeś siebie w którymś z tych wariantów, zapewne chciałbyś poprawić swoje zarządzanie czasem. Kluczem jest poświęcanie jak największej uwagi zadaniom z drugiej grupy – to właśnie ten worek powinien być najbardziej pękaty 🙂 Jeśli będziesz do tego dążyć, staniesz się bardziej produktywny, mniej zmęczony, spokojniejszy i będziesz czuć, że życie nie przecieka Ci przez palce. Mechanizm jest często bardzo prosty, choć na co dzień o tym nie myślimy. Wracając do przykładu dentysty – jeśli będziesz chodzić regularnie na kontrole, raczej nie zaskoczy Cię ból zęba na dzień przed wyjazdem na wakacje. Oszczędzisz sobie stresu i niepotrzebnego zamieszania. Mimo że nie wszystko możemy w życiu przewidzieć i zdarzają się trudne sytuacje, na które nie mamy wpływu, to jednak, a właściwie tym bardziej, kontrolujmy to, co jesteśmy w stanie. Jeśli zamiast przeglądać przed snem Facebooka przeczytasz rozdział inspirującej książki o dietetyce, to po pierwsze zdobędziesz większą świadomość i będziesz zdrowiej jadł, a po drugie unikniesz niebieskiego światła bijącego z ekranu Twojego telefonu, dzięki czemu Twój sen będzie bardziej regenerujący. W efekcie jest mniejsza szansa na to, że kiedyś w worku ze sprawami ważnymi i pilnymi pojawi się choroba. A co z grupą zadań numer trzy, czyli sprawami pilnymi, ale niestety dla Ciebie nieważnymi? Jeśli tylko możesz, deleguj. Poproś męża, by tym razem to on odkurzył dywan i wstawił pranie, a sama wyskocz na siłownię. Spytaj szefa, czy na pewno za każdym razem musisz zdawać raport z wykonania takiej czy innej czynności, czy możecie funkcjonować na zasadzie zaufania. Podsumowując, mimo że nie zawsze możemy poświęcać sprawom z drugiego worka tyle czasu, ile byśmy chcieli, to zrewidowanie swojego życia i poczynienie nawet kilku kroków w kierunku lepszego zarządzania czasem poprawi jakość naszego życia. Mam nadzieję, że takie spojrzenie krytycznym okiem na swoją codzienność znajdzie się w Waszym worku zadań numer 2 🙂

Opinie ekspertów

Na koniec przedstawiam Wam komentarze ekspertów w kwestii zarządzania czasem na temat ich doświadczeń z macierzą Eisenhowera, oto one:

Rafał Ruba z rafalruba.pl:

„Cały czas korzystam z macierzy Eisenhowera. Co prawda nie rysuję czterech ćwiartek na kartce, bo nie ma takiej potrzeby. Wystarczy, że podczas planowania tygodnia zastanowię się nad tym co jest ważne i nie pilne. Ciężko znaleźć czas na zadania, które nie wymagają od nas natychmiastowego działania. Dlatego dla projektów znajdujących się w drugiej ćwiartce co tydzień rezerwuję bloki czasu w kalendarzu. Wtedy mam pewność, że znajdę czas na to, co dla mnie najważniejsze. Również regularnie robię rachunek sumienia i identyfikuję pożeracze czasu i eliminuję bezproduktywne działania z mojego życia. Uważam, że produktywność to skupienie się na najważniejszych zadaniach i eliminacji rozpraszających czynności, a macierz Eisenhowera jest doskonałym narzędziem, które nam to umożliwia.”

Piotr Nabielec z produktywni.pl:

“Macierz Eisenhowera to dla mnie jedna z najważniejszych myśli w zarządzaniu swoim czasem – pozwala wyobrazić sobie podział na ważne i pilne. Nasz „świadomy mózg” bardzo chciałby się skupić na tym, co dla nas ważne – rozwoju, relacjach, pasjach, tymczasem nasz „gadzi móżdżek” uwielbia rzeczy pilne – o krótkim terminie.Oczywiście nie chodzi o to, by rysować sobie kwadrat na kartce lub w głowie, ale by zauważyć ile czasu i swojego życia nieodwracalnie tracimy tylko dlatego, że rzuciliśmy się na pilną aktywność, która nie miała ostatecznie większego znaczenia. Dla mnie i uczestników moich szkoleń to jeden z najważniejszych nawyków codziennej produktywności.”